公司治理

針對離職員工於任職期間之不誠信行為於110年12月受新竹地方檢察署起訴,事件處理經過及改善說明: 

 

 

事件處理經過

  • 109年9月公司接獲具名檢舉有業務單位員工涉有不正當利益輸送造成公司損害,經初步查證發現該員工與代理商負責人間有不誠信行為後,公司立即責成相關單位進行詳盡調查,並主動通報檢調單位,且全力配合檢調偵查程序。二位涉案員工並經重大紀律委員會決議除名,公司依法於109年11月解雇該二名員工。
  • 109年11月17日及109年11月25日向審計委員報告此員工不誠信案件。
  • 110年1月26日向審計委員報告此員工不誠信案件,並請會計師列席對公司當期財務報表內部控制與內稽作業說明意見,經會計師評估對財報影響數無超過重大性且公司之內部控制與內稽作業尚屬合理。審計委員並同意委任鑑識會計專家協助建立持續性稽核項目暨平台,以監控高風險行為。
  • 110年7月28日向審計委員會進行稽核專題報告「銷售分析-良率與不良品出貨分析(I)」,說明良率與不良品之關聯性暨與出貨量合理性分析。
  • 110年12月20日向審計委員會進行稽核專題報告「銷售分析-良率與不良品出貨分析(II)」,並補充說明公司配合檢調偵辦情形。審計委員建議公司應檢視出貨機制,若有重大異常須進行報告。
  • 110年12月29日公司就已進行的改善措施向審計委員進行說明,並依審計委員的建議,進一步精進改善。

 

改善說明

  1. 就此事件公司經檢討,應加強存貨等級及業務權限之控管,並提出改善措施及執行進度說明如下:
改善措施  具體作業  說明  執行進度/情況 (註)
強化內控 強化出貨等級卡控機制 出貨等級輔以程式卡控
  1. 程式已於2020/12上線
  2. 已完成改善
加強滯銷降級品之轉賣管控 庫存降級轉賣須跨單位討論決定

已依改善計畫執行管控

落實誠信 對代理商宣導誠信並要求出承諾書 盤點代理商並完成代理商廉潔承諾書的簽署
  1. 代理商廉潔承諾簽署比例100%
  2. 已完成改善

類廉潔職務定期強制輪調

由系統辨識應強制輪調名單,進行輪調
  1. 系統預計於2022第一季上線
  2. 2022年輪調比例目標100%
偵查預防  委任鑑識會計專家教育訓練公司建立持續性稽核項目暨平台,以監控高風險行為 委任安侯建業會計師事務教育訓練公司建立持續性稽核平台,透過6支程式共31個檢查項,以多維度大數據分析,針對客戶交易之合理性(如:銷售、退貨、價格等)進行即時且持續偵測,偵測異常時會有警示訊號

已於2022年1月完成

對高風險供應商及客戶進行實地稽查 委任外部專家每年定期依風險評估結果稽核供應商及客戶

預計於2022年第一季委任專家後,開始執行查核

改善措施擴及子公司

 

 

 

2022年1月開始展開案例經驗及改善措施分享。

追討損失及申請可能的保險理賠,以保障股東權益。

 

 

2022年1月已向保險公司備案。

 (註)截至2022.02之進度,將持續更新。

 

2. 審計委員之建議:

  1.  針對本案需配合檢調偵查,並追討損失,維護股東權益。
  2.  此事件之重大發展即時向審計委員報告
  3.  強化公司治理建議:
 建議 改善作法 

 執行進度/情況  (註)

檢視代理商資格審查制度
  1. 建立代理商資格審查制度
  2. 依據代理商資格審查制度執行相關作業
資格審查制度:
  1. 審查增加代理商的必要性
  2. 交易模式僅限買賣斷
  3. 拉高審核層級或跨單位審查
相關作業:
  1. 所有代理商皆需簽回誠信交易承諾及同意買賣斷交易模式
  2. 預計2022年第一季完成
吹哨人制度之宣導應再次提醒同仁,並且推廣至供應商、客戶。
  1. 由董事長發信給全體同仁宣導
  2. 從業道德投訴管道受理對象擴大(不限於供應商),並改善於公司網站之揭示
  3. 誠信交易承諾及從業道德投訴管道宣導:供應商均需簽署承諾書,新客戶由系統發送通知,既有客戶補發通知
  1. 預計2022年第一季完成 
  2. 預計2022年第一季完成 
  3. 新客戶於2022年2月開始執行,既有客戶於2022年2月完成通知

  (註)截至2022.02之進度,將持續更新。